Secretaresse Staf Pathologie

Wat ga je doen?
Als secretaresse (m/v/x) voor de Staf Pathologie maak je deel uit van een team, bestaande uit een team van 4 secretaresses en een officemanager. Je bent verantwoordelijk voor de allround secretariële en organisatorische ondersteuning van de pathologen en de officemanager. Je werkt zelfstandig en pro-actief in overleg met pathologen en teamleden. De werkzaamheden bestaan onder meer uit:

• Voorbereiden en organiseren van vergaderingen, verwerken van vergaderstukken en verzorgen logistiek rondom vergaderingen.
• Notuleren van team- en afdeling-overkoepelende vergaderingen (zowel periodiek als ad hoc) met uitzetten actiepunten.
• Behandelen van complex agendabeheer.
• Roosterplanning Medisch Specialisten (Pathologen), Arts-assistenten en ondersteunend personeel afdeling Pathologie (via Medspace).
• Back up voor officemanager in geval van afwezigheid.
• Het vaststellen van de prioriteiten en het bewaken van en opvolging geven aan acties en bijbehorende deadlines.
• Het zelfstandig verzorgen van in-en uitgaande correspondentie (op basis van summiere gegevens), het maken van presentaties, het verzorgen van de verwerking en lay-out van ruwe versies van documenten, verslagen, rapporten e.d.
• Inventariseren van de mogelijkheden en verzorgen van boekingen voor reizen en accommodaties.
• Aanleveren van gegevens en data ten behoeve van diverse rapportages.
• Ontvangen en begeleiden van bezoekers.
• Urenregistratie medewerkers afdeling pathologie in OWS.
• Ondersteuning van organisatie symposia, congressen en diverse projecten.

Wat vragen wij van jou?

• Je bent in het bezit van een afgeronde administratieve/secretariële opleiding op minimaal MBO+ niveau.
• Je kunt goed functioneren in teamverband en je hebt uitstekende sociale en communicatieve vaardigheden in woord en geschrift.
• Je hebt een proactieve en flexibele werkhouding, bent zelfstandig, stressbestendig en organisatorisch sterk.
• Je hebt een goed ontwikkeld coördinatie- en planningsvermogen en bent integer.
• Je hebt affiniteit en ervaring met het werken volgens kwaliteitsrichtlijnen zoals ISO15189, waarvoor het laboratorium geaccrediteerd is.
• Je hebt een goede beheersing van moderne talen (zoals Engels en Duits) in woord en geschrift.
• Je hebt uitgebreide ervaring met algemene administratieve en communicatieve softwarepakketten zoals Microsoft Office, Microsoft Teams en Adobe Acrobat.
• Je hebt ervaring en affiniteit met ICT in het algemeen en ervaring met geautomatiseerde informatiesystemen is een nadrukkelijke pré.

Voor deze functie geldt dat je voor aanvang van het dienstverband een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) moet kunnen overhandigen.

Hoe ziet je werkomgeving er uit?
De afdeling Pathologie maakt deel uit van de expertise-eenheid Diagnostiek en Advies van het Maastricht Universitair Medisch Centrum (MUMC+). De afdeling beschikt over laboratoria ten behoeve van zowel de klinische diagnostiek (Klinische Pathologie) alsook wetenschappelijk onderzoek (Experimentele Pathologie). Binnen de afdeling Pathologie werken 12 pathologen, 10 assistenten, 12 wetenschappelijke stafleden, zo’n 60 personen ondersteunend personeel en ongeveer 50 onderzoekers.
Het klinisch laboratorium is ISO15189 gecertificeerd, en is onderverdeeld in de functionele units histologie, cytologie, patiëntenzorgadministratie en speciale technieken.

Het stafsecretariaat van de afdeling, bestaande uit een enthousiast team van 3 secretaresses en een officemanager, verzorgt de dagelijkse ondersteuning van de klinische en wetenschappelijke staf van de afdeling.

De afdeling Pathologie van het Maastricht UMC+ is een zéér dynamische academische afdeling, innovatief en onderscheidend in diagnostiek en wetenschap. Wij zijn een hechte groep medewerkers en er heerst een prettige werksfeer. Het laboratorium Pathologie is recentelijk verbouwd en volledig up to date ingericht en biedt het hele spectrum van diagnostiek binnen het vakgebied van de Pathologie.

Arbeidsovereenkomst
Het betreft een arbeidsovereenkomst van 1 jaar voor gemiddeld 28,8-30 uur per week conform artikel 2.4.2 Cao umc. Bij voldoende functioneren wordt de arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd opgevolgd door een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.

Wat bieden wij?
De Cao universitair medische centra (umc) is op deze functie van toepassing.
Wij bieden je:

• Eindejaarsuitkering van 8,3% van je bruto jaarsalaris;
• Goede pensioenvoorziening bij het ABP;
• Mogelijkheid om je collectief te verzekeren voor o.a. ziektekosten (umc) en arbeidsongeschiktheid (Loyalis);
• Cao à la Carte, waaronder bijvoorbeeld een fietsregeling en fitnessabonnement;
• Diverse incompany trainingen en mogelijkheid tot ontwikkeling via e-learning methodiek.

Salaris
Afhankelijk van opleiding en ervaring bedraagt het salaris maximaal € 3.302,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling, conform schaal A06 van de Cao umc.

Heb je nog vragen?
Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Mevr. Moenen-Simons, Officemanager afdeling Pathologie MUMC+ (tel: 043-387 46 05 / 387 46 10; m.moenen.simons@mumc.nl).
Voor informatie over de sollicitatieprocedure of overige vragen kun je contact opnemen met Team Recruitment. Bereikbaar iedere werkdag op telefoonnummer: 043-387 59 77 of per mail: recruitment@mumc.nl
Meer algemene informatie over arbeidsvoorwaarden en werken bij het Maastricht UMC+ is te vinden op www.werkenbijmumc.nl.

Een screening en/of online assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.