Medewerker Documentbeheer & Archivering

Wat ga je doen?
In de dynamische wereld van informatie- en documentbeheer zijn professionals nodig om ervoor te zorgen dat geen enkele minuut wordt verspild aan administratieve chaos. Ben jij zo’n georganiseerde professional met een passie voor informatiebeheer en digitale duurzaamheid? Wij zoeken een gedreven Medewerker Documentbeheer & Archivering die onze organisatie helpt bij het effectief beheren, digitaliseren en duurzaam archiveren van gegevens van de Raad van Bestuur en Raad van Toezicht. Hierbij speel je een cruciale rol in het waarborgen van de toegankelijkheid, kwaliteit en veiligheid van onze informatie zodat belangrijke informatie toegankelijk blijft voor de komende generaties. Wil jij hieraan bijdragen om ervoor te zorgen dat zowel fysieke als digitale documenten perfect op hun plek zitten? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Als Medewerker Informatie- en Documentbeheer ben je verantwoordelijk voor het volledige beheer van ons archiefsysteem. Jouw taken omvatten onder andere:

• Informatiebeheer: Je zorgt ervoor dat alle documenten en gegevens correct worden geclassificeerd, van metadata worden voorzien en op de juiste plek worden opgeslagen.
• Digitalisering: Je digitaliseert fysieke documenten en draagt bij aan de verduurzaming van onze archiefprocessen door gebruik te maken van innovatieve technologieën. Je voert kwaliteitscontroles uit op de digitale documenten in het door MUMC+ gebruikte Document Management Systeem (momenteel Corsa).
• Ondersteuning functioneel beheer: Je hebt interesse in het optimaal functioneren van dit informatiesysteem en ondersteunt met de functioneel beheerder samen de eindgebruikers.
• Beheren van archieven: Je zorgt voor het onderhoud, de ordelijkheid en de veiligheid van zowel fysieke als digitale archieven.
• Toegankelijkheid en betrouwbaarheid: Je zorgt ervoor dat documenten snel en efficiënt teruggevonden kunnen worden door collega’s en andere belanghebbenden.
• Advies en begeleiding: Je ondersteunt andere afdelingen bij het naleven van archiveringsrichtlijnen zoals het ordenen van informatie en digitale stukken.

Hoe ziet je werkomgeving eruit?
Op de afdeling Documentbeheer & Archivering verrichten we mooi werk. Wij zijn een unieke afdeling binnen het Maastricht UMC+ die een essentiële rol speelt in het beheren en bewaren van documenten en informatie van de Raad van Bestuur en Raad van Toezicht van het Maastricht UMC+.

Je gaat deel uitmaken van een team professionals met kennis op het gebied van informatie- en documentbeheer. Het team bestaat uit 4 medewerkers. De afdeling maakt onderdeel uit van de Bestuursstaf. Met veel enthousiasme werk je samen met je collega’s van het team aan het op orde houden van een gestructureerde en kwalitatieve opslag, beheer en verstrekking van documentaire informatie. De onderlinge lijnen zijn kort en toegankelijk. In het team heerst een positieve werksfeer en is voldoende ruimte voor leren en elkaar helpen. Wij houden van een collaboratieve sfeer waarbij we uiteraard openstaan voor jouw inbreng en zienswijze. Naast de contacten met je directe collega’s uit het team heb je ook contacten met het secretariaat RvB en overige eindgebruikers van het Document Management systeem.

Wat vragen wij van jou?

• Opleiding: minimaal MBO+ werk- en denkniveau met aanvullende ervaring in de richting van informatie- en documentbeheer of een afgeronde SOD-I opleiding (of vergelijkbaar).
• Ervaring: Je hebt ervaring met (digitaal) archiefbeheer. Je hebt kennis met dataverwerking in het geautomatiseerd document management systeem Corsa en overige gebruikte registratie- en archief systemen. Je kunt resultaat- en oplossingsgericht denken en werken.
• Kennis van digitale duurzaamheid: Je hebt inzicht in de principes van digitale duurzaamheid en weet hoe je gegevens op een toekomstbestendige manier kunt archiveren en beheren. Je controleert en bewaakt de kwaliteit van (gescande) documenten. Tevens heb je kennis van wet- en regelgeving op het gebied van informatie- en documentmanagement.
• Interesse in ICT: je hebt affiniteit met de het gebruik van Corsa/alternatief DMS en vindt het leuk om mee te denken over de gebruikte tools en processen en hier eindgebruikers over te adviseren.
• Nauwkeurigheid en organisatie: Je werkt netjes en systematisch, hebt oog voor detail en kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Communicatieve vaardigheden: Je bent klantgericht, flexibel, stressbestendig, omgevingsbewust, hebt een proactieve houding, kunt anticiperen op de behoefte van de klanten en kunt zowel zelfstandig als in teamverband goed functioneren. Je legt gemakkelijk contact en deelt kennis met collega's. Je bent integer met vertrouwelijke en gevoelige informatie en bewaart vertrouwelijke stukken zorgvuldig. Je bent leergierig en staat open voor feedback. Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden.

Voldoe jij aan de deze functie-eisen? Dan gaan wij voor jou! Ook wanneer je nog geen ervaring hebt met Corsa, maar wel graag de benodigde cursussen hiervoor wil volgen, zien we graag je sollicitatie tegemoet.

We zijn op zoek naar een fulltime inzet van 36 uur, maar mocht je parttime willen werken (18 uur) dan staan wij ervoor open de vacature in de te vullen met twee parttimers.

Enthousiast?
Ben jij de georganiseerde, digitale en toekomstgerichte professional die wij zoeken? Solliciteer dan voor 1 maart 2026. Wij kijken uit naar jouw reactie!

Salaris
Afhankelijk van opleiding en ervaring bedraagt het salaris minimaal € 2.677- en maximaal € 3.678,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling. Dit salaris is exclusief vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3% van je bruto jaarsalaris.

Arbeidsovereenkomst
Het betreft een arbeidsovereenkomst van 1 jaar voor min. 18 uur en max. 36 uur per week conform artikel 2.4.2 Cao umc, zijnde een tijdelijk contract vooruitlopend op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd als bedoeld in lid 3 van artikel 2.3 Cao umc.

Wat bieden wij
Bij het Maastricht UMC+ zorgen wij ervoor dat je alles hebt om jouw bijdrage te leveren aan de ultieme zorg. Daar horen de juiste arbeidsvoorwaarden bij. Lees hier wat wij je bieden.

Heb je nog vragen?
Voor meer informatie over de functie mag je contact opnemen met de Teamleidster Documentbeheer & Archivering Josanne cox, bereikbaar op tel. 043-3876802 / 06-82703663 of via e-mail josanne.cox.brinkman@mumc.nl.

Voor informatie over de sollicitatieprocedure volg je deze link. Algemene informatie over arbeidsvoorwaarden en werken bij het Maastricht UMC+ vind je hier. Het antwoord op jouw vraag niet kunnen vinden? Neem dan contact op met team Recruitment.

De sollicitatiegesprekken zullen in week van 9 maart gehouden worden (dinsdag of donderdag).
Sollicitaties voor deze vacature kunnen worden ingediend tot en met 28 februari.

Wij werven onze kandidaten zelf en werken niet samen met externe bureaus voor deze vacature.